(주)희림종합건축사사무소 개인정보 관리규칙
제1장 총칙
제1조(목적)
개인정보 내부관리계획(이하 ‘본 규칙’ 또는 ‘내부관리계획’이라 한다)은 개인정보보호법의 내부관리계획의 수립 및 시행 의무에 따라 제정된 것으로 ㈜희림종합건축사사무소가 취급하는 개인정보를 체계적으로 관리하여 개인정보가 분실, 도난, 누출, 변조, 훼손, 오․남용 등이 되지 아니하도록 함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위)
본 규칙은 정보통신망을 통하여 수집, 이용, 제공 또는 관리되는 개인정보뿐만 아니라 서면 등 정보통신망 이외의 수단을 통해서 수집, 이용, 제공 또는 관리되는 개인정보에 대해서도 적용되며, 이러한 개인정보를 취급하는 내부 임직원 및 외부업체 직원에 대해 적용된다.
제3조(용어 정의)
본 규칙에서 사용하는 주요 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “개인정보”라 함은 생존하는 개인에 관한 정보로서 성명 / 주민등록번호 등에 의하여 특정한 개인을 알아볼 수 있는 부호 / 문자 / 음성 / 음향 및 영상 등의 정보(해당 정보만으로 특정 개인을 알아볼 수 없어도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 경우에는 그 정보를 포함한다)를 말한다.
2. “개인정보보호책임자”라 함은 ㈜희림종합건축사사무소의 개인정보보호 업무 및 조직을 총괄하여 지휘하는 자로 주관부서 부서장을 말한다.
3. “개인정보보호담당자”라 함은 개인정보보호책임자를 보좌하여 개인정보보호업무에 대한 실무를 총괄하는 자를 말한다.
4. “개인정보취급자”라 함은 개인정보를 수집, 보관, 처리, 이용, 제공, 관리 또는 파기등의 업무를 하는 자로 개인정보를 취급하는 임직원을 말한다.
5. "영상정보취급자"란 개인정보취급자 가운데 법 제25조제1항 각 호에 따라
영상정보처리기기를 설치·운영하는자를 말한다.
6. “개인정보처리시스템”이라 함은 개인정보를 처리할 수 있도록 체계적으로 구성한 데이터베이스시스템을 말한다.
제2장 내부관리계획의 수립 및 시행
제4조(내부관리계획의 수립 및 승인)
① 개인정보보호담당자는 개인정보보호를 위한 전반적인 사항을 포함하여 내부관리계획을 수립하여야 한다.
② 개인정보보호담당자는 개인정보보호를 위한 내부관리계획의 수립시 개인정보보호와 관련한 법령 및 관련 규정을 준수하도록 내부관리계획을 수립하여야 한다.
제5조(내부관리계획의 공표)
① 개인정보보호책임자는 내부관리계획을 전 임직원에게 공표하여야 한다.
② 본 규칙은 임직원이 언제든지 열람할 수 있는 방법으로 비치하여야 하며, 변경사항이 있는 경우에는 이를 전 임직원에게 공지하여야 한다.
제3장 개인정보 업무수행자의 의무와 책임
제6조(개인정보보호책임자의 의무와 책임)
① 개인정보보호책임자는 개인정보보호를 위하여 다음 각 호의 임무를 수행한다.
1. 개인정보보호책임자 및 개인정보취급자의 의무와 책임의 규정 및 총괄관리
2. 내부관리계획의 수립 및 승인
3. 개인정보의 기술적․관리적 보호조치 기준 이행 총괄
4. 임직원 또는 제3자에 의한 개인정보 침해행위에 대한 점검, 대응, 사후조치
5. 개인정보에 관한 고충이나 의견의 처리 및 감독 총괄
6. 임직원 및 개인정보취급업무 수탁자 등에 대한 교육 총괄
7. 본 규칙에 규정된 개인정보보호와 관련된 제반 조치의 시행 총괄
8. 개인정보보호에 필요한 사항
② 개인정보보호책임자는 개인정보취급자를 최소한으로 제한하여 지정하고 수시로 관리 ․ 감독하여야 하며, 임직원에 대한 교육 및 보안서약 등을 통해 개인정보 침해사고를 사전에 예방한다.
③ 개인정보보호담당자는 개인정보보호책임자를 보좌하여 개인정보보호 업무에 대한 실무를 총괄하고 관리한다.
제7조(개인정보취급자의 범위 및 의무와 책임)
① 개인정보취급자의 범위는 개인정보 수집, 보관, 처리, 이용, 제공, 관리 또는 파기 등의 업무를 수행하는 자를 말하고, 정규직 이외에 임시직, 계약직, 외부업체 직원도 포함될 수 있다.
② 개인정보취급자는 개인정보보호와 관련하여 다음과 같은 역할 및 책임을 이행한다.
1. 개인정보보호 활동 참여
2. 내부관리계획의 준수 및 이행
3. 개인정보의 기술적․관리적 보호조치 기준 이행
4. 임직원 또는 제3자에 의한 위법․부당한 개인정보 침해행위에 대한 점검 등
5. 기타 개인정보보호를 위해 필요한 사항의 이행
제4장 개인정보의 처리
제8조(개인정보의 수집)
① 개인정보취급자는 다음 각 호의 경우에 개인정보를 수집할 수 있으며, 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다.
1. 정보주체로부터 사전에 동의를 받은 경우
2. 법률에서 개인정보를 수집·이용할 수 있음을 구체적으로 명시하거나 허용하고 있는 경우
3. 개인정보취급자가 개인정보를 수집·이용하지 않고는 법령에서 부과하는 구체적인 의무를 이행하는 것이 불가능하거나 현저히 곤란한 경우
4. 공공기관이 개인정보를 수집·이용하지 않고는 법령 등에서 정한 소관업무를
수행하는 것이 불가능하거나 현저히 곤란한 경우
5. 개인정보를 수집·이용하지 않고는 정보주체와 계약을 체결하고, 체결된 계약의 내용에 따른 의무를 이행하는 것이 불가능하거나 현저히 곤란한 경우
6. 정보주체 또는 제3자(정보주체를 제외한 그 밖의 모든 자를 말한다.)의 생명, 신체, 재산에 대한 피해를 방지해야 할 급박한 상황이어서 개인정보를 수집 · 이용해야 할 필요성이 명백히 인정됨에도 불구하고 정보주체 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 연락을 취할 수 없는 상황이어서 사전에 동의를 받을 수 없는 경우
7. 개인정보취급자가 법령 또는 정보주체와의 계약에 따른 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서 명백하게 개인정보의 수집·이용에 관한 동의 여부 및 동의 범위 등을 선택하고 결정할 권리보다 우선하는 경우(다만, 이 경우 개인정보의 수집·이용은 개인정보취급자의 정당한 이익과 상당한 관련이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 범위로 한정)
제9조(개인정보의 제공)
① 개인정보의 "제공"이란 개인정보의 저장매체 또는 개인정보가 담긴 출력물이나 책자 등의 물리적 이전, 네트워크를 통한 개인정보의 전송, 개인정보에 대한 제3자의 접근권한 부여, 개인정보취급자와 제3자의 개인정보 공유 등 개인정보의 이전과 공동으로 이용할 수 있는 상태를 초래하는 모든 행위를 말한다.
② 개인정보취급자가 개인정보를 목적 외의 용도로 제3자에게 제공하는 경우에는 제공과 동시에 또는 필요한 경우 제공한 이후에 개인정보를 제공받는 자에게 이용 목적, 이용 방법, 이용 기간, 이용 형태 등을 제한하거나, 개인정보의 안전성 확보를 위하여 필요한 구체적인 조치를 마련하도록 문서(전자문서를 포함한다. 이하 같다)로 요청하여야 한다.
③ 개인정보를 목적 외의 용도로 제3자에게 제공하는 경우에는 개인정보를 제공하는 자와 개인정보를 제공받는 자는 개인정보의 안전성에 관한 책임관계를 명확히 하여야 한다.
④ 개인정보취급자가 개인정보를 제3자에게 제공하는 경우에는 다른 정보와 결합하여서도 특정 개인을 알아볼 수 없는 형태로 제공하여야 한다.
제10조(개인정보의 파기방법 및 절차)
① 개인정보취급자는 개인정보의 보유기간이 경과된 경우에는 정당한 사유가 없는 한 보유기간의 종료일로부터 5일 이내에, 개인정보의 처리 목적 달성, 해당 서비스의 폐지, 사업의 종료 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 정당한 사유가 없는 한 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 5일 이내에 그 개인정보를 파기하여야 한다.
② 개인정보의 파기는 관련법(‘복원이 불가능한 방법’)에 의거 사회통념상 현재의 기술수준에서 적절한 비용이 소요되는 방법(전자적 파일 형태로 기록․저장된 개인정보는 기록을 복구 또는 재생할 수 없도록, 기록물, 인쇄물, 서면 그 밖의 기록매체에 기록․저장된 개인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각)으로 실시한다.
제5장 개인정보의 기술적․관리적 보호조치
제11조(물리적 접근제한)
① 개인정보보호책임자는 개인정보와 개인정보처리시스템의 안전한 보관을 위한 물리적 잠금장치 등의 물리적 접근방지를 위한 보호조치를 취하여야 한다.
② 개인정보보호책임자는 물리적 접근방지를 위한 별도의 보호시설에 출입하거나
개인정보를 열람하도록 하여야 한다.
③ 개인정보보호책임자는 출입 및 열람 내용을 주기적으로 검토하여 정당하지 않은 권한으로 출입하거나 열람하는 경우가 있는지를 점검하여 확인하여야 한다.
제12조(출력 ․ 복사시 보호조치)
① 개인정보가 포함된 정보를 출력하거나 복사할 경우에 개인정보 유출사고를
방지하기 위한 보호조치를 취하여야 한다.
② 민감한 개인정보 또는 개인정보가 포함된 정보를 출력하거나 복사할 경우 출력 ․ 복사자의 성명, 일시 등을 기재하여 개인정보 유출 등에 대한 책임 소재를 확인할 수 있는 강화된 보호조치를 추가로 적용해야 한다.
제13조(개인정보의 암호화)
① 개인정보취급자는 주민등록번호, 신용카드 번호 및 계좌번호에 대해서는 안전하게 암호화하여 관리하여야 한다.
② 개인정보취급자는 개인정보를 개인용 컴퓨터(PC)에 저장할 때에는 반드시 암호화해야 한다.
③ 암호화 적용시 생일, 주민등록번호, 전화번호 등 추측하기 쉬운 숫자나 개인관련 정보를 패스워드로 이용하지 않도록 한다.
④ 취급중인 개인정보가 인터넷 홈페이지, P2P, 공유설정 등을 통해 열람권한이 없는 자에게 공개되지 않도록 개인정보처리시스템 및 개인정보취급자의 컴퓨터에 조치를 취하여야 한다.
제14조(접속 기록의 위변조 방지)
① 접속 기록의 위변조 방지를 위해 개인정보취급자가 개인정보처리시스템에 접속하여 개인정보를 처리(입/출력, 수정, 등 DB접근)하는 경우에는 처리일시, 처리내역 등 접속기록을 저장한다.
② 개인정보보호담당자는 제1항의 접속기록에 대해 위․변조 방지를 위해 별도의 저장매체에 백업 보관하며, 보관기간은 최소 6개월 이상으로 한다.
제15조(보안프로그램의 설치 및 운영)
① 개인정보보호담당자는 개인용 컴퓨터(PC) 등을 이용하여 개인정보를 취급하는 경우 개인정보가 분실, 도난, 누출, 변조 또는 훼손되지 아니하도록 안전성 확보를 위한 백신 프로그램 등의 보안 프로그램을 설치․운영하여야 한다.
② 보안 프로그램은 항상 최신의 버전으로 업데이트를 적용하여야 한다.
③ 보안 프로그램의 최신 업데이트를 적용하기 위하여 자동 업데이트 설정 및 실시간 감시 기능을 적용하여야 한다.
제6장 영상정보처리기기 운영 규칙
제16조(영상정보처리기기 운영 목적)
이 규칙은「개인정보 보호법」및 같은 법 시행령에 따라 영상정보처리기기를 설치·운영하는 과정에 발생할 수 있는 국민의 사생활 침해를 방지하고 수집된 개인영상정보를 보호하기 위해 준수해야 할 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제17조(개인영상정보 취급자의 의무와 책임)
① 개인영상정보 취급자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 개인영상정보 보호 계획의 수립 및 시행
2. 개인영상정보 처리 실태 및 관행의 정기적인 조사 및 개선
3. 개인영상정보 처리와 관련한 불만의 처리 및 피해구제
4. 개인영상정보 유출 및 오용·남용 방지를 위한 내부통제시스템의 구축
5. 개인영상정보 보호 교육 계획 수립 및 시행
6. 개인영상정보 파일의 보호 및 파기에 대한 관리·감독
7. 그 밖에 개인영상정보의 보호를 위하여 필요한 업무
제18조 (영상정보처리기기 운영·관리 방침)
영상정보취급자는 영 제25조에 의거 영상정보처리기기 운영·관리방침을 수립하고, 정보주체가 쉽게 확인할 수 있도록 공개하여야 한다.
제19조(개인영상정보 이용·제3자 제공 제한 등)
영상정보취급자는 개인정보 보호법 제18조제2항의 경우를 제외하고는 개인영상정보를 수집 목적 이외로 이용하거나 제3자에게 제공하지 않는다.
제20조(개인영상정보 보유 및 파기)
① 영상정보취급자는 보유기간에 대하여 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는
수집한 개인영상정보를 30일간 보유한다.
② 영상정보취급자는 개인영상정보 보유기간이 만료한 때에는 지체 없이 파기하여야 한다. 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러지 아니하다.
제21조(정보주체의 열람등 요구)
① 정보주체는 영상정보취급자가 처리하는 개인영상정보에 대하여 열람 또는 존재확인
(이하 "열람등"이라 한다)을 요구할 수 있다. 이 경우 정보주체가 열람등을 요구할 수 있는 개인영상정보는 정보주체 자신이 촬영된 개인영상정보 및 명백히 정보주체의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요한 개인영상정보에 한한다.
② 영상정보취급자는 제1항에 따른 요구를 받았을 때에는 지체 없이 필요한 조치를 하여야 한다. 이때에 영상정보취급자는 열람등 요구를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 주민등록증, 운전면허증, 여권 등의 신분증명서를 제출받아 확인하여야 한다.
③ 제2항에도 불구하고 다음 각 호에 해당하는 경우에는 영상정보취급자는 정보주체의
개인영상정보 열람등 요구를 거부할 수 있다. 이 경우 10일 이내에 서면 등으로
거부 사유를 정보주체에게 통지하여야 한다.
1. 범죄수사·공소유지·재판수행에 중대한 지장을 초래하는 경우
2. 개인영상정보의 보관기간이 경과하여 파기한 경우
3. 그 밖에 정보주체의 열람등 요구를 거부할 만한 정당한 사유가 존재하는 경우
④ 영상정보취급자는 제3항에 따른 조치를 취하는 경우 다음 각 호의 사항을 기록하고
관리하여야 한다.
1. 개인영상정보 열람등을 요구한 정보주체의 성명 및 연락처
2. 정보주체가 열람등을 요구한 개인영상정보 파일의 명칭 및 내용
3. 개인영상정보 열람등의 목적
4. 개인영상정보 열람등을 거부한 경우 그 거부의 구체적 사유
5. 정보주체에게 개인영상정보 사본을 제공한 경우 해당 내용과 제공한 사유
제7장 개인정보보호 교육
제22조(개인정보보호 교육 계획의 수립)
① 개인정보보호책임자는 다음 각 호의 사항을 포함하는 연간 개인정보보호 교육계획을
매년말까지 수립한다.
1. 교육목적 및 대상
2. 교육내용
3. 교육 일정 및 방법
② 개인정보보호책임자는 수립한 개인정보보호 교육 계획을 실시한 이후에 교육의 성과와 개선 필요성을 검토하여 차년도 교육계획 수립에 반영하여야 한다.
제23조(개인정보보호 교육의 실시)
① 개인정보보호책임자는 고객정보보호에 대한 직원들의 인식제고를 위해 노력해야 하며, 개인정보의 오․남용 또는 유출 등을 적극 예방하기 위해 임․직원을 대상으로 매년 정기적으로 최소 연1회 이상의 개인정보보호 교육을 실시한다.
② 교육 방법은 집체 교육뿐만 아니라, 인터넷 교육, 그룹웨어 교육 등 다양한 방법을 활용하여 실시하고, 필요한 경우 외부 전문기관이나 전문요원에 위탁하여 교육을 실시할 수 있다.
③ 개인정보보호에 대한 중요한 전파 사례가 있거나 개인정보보호 업무와 관련하여 변경된 사항이 있는 경우, 부서 회의등을 통해 수시 교육을 실시할 수 있다.
부 칙
본 규칙은 2014년 11월 1일부터 시행한다.